Внутренний регламент
Архитектура администрирования:
Кто и что делает в отделе продаж
Документ регламентирует сквозной процесс работы с клиентами Лиги эффективности: от получения заявки в amoCRM до проведения бизнес-миссии и сбора закрывающих документов.
1. Матрица ответственности (Распределение ролей)
Дмитрий
Управление, Финансы, IT - Управление всем проектом и архитектурой продуктов.
- Управление сайтом и посадочными страницами.
- Выставление счетов (по запросу от продаж).
- Бухгалтерия: контроль поступления оплат на расчетный счет.
- Подписание договоров и работа с ЭДО (отправка закрывающих актов).
Марат
Продажи и Ведение amoCRM - Первичный контакт и квалификация заявок.
- Проведение видеозвонков и презентация бизнес-миссий.
- Ведение клиентов по всем этапам воронки в amoCRM.
- Сбор реквизитов компаний для выставления счетов.
- Получение паспортных данных участников (ФИО, дата рождения, серия/номер).
- Передача списков участников службе безопасности площадки (заводы).
- Ведение управленческой отчетности по продажам.
Алена
Клиентский сервис и Операционка - Сопровождение резидентов после получения оплаты.
- Производство бейджей, заказ корпоративных подарков.
- Бронирование отелей, организация трансфера и питания.
- Сбор данных по пищевым аллергиям и размерам одежды (для СИЗ).
- Создание и модерация рабочего чата участников в Telegram.
- Сбор индекса лояльности (NPS) после проведения бизнес-миссии.
2. Регламент ведения сделок в amoCRM
Каждая заявка обязана иметь запланированную задачу. Сделка без задачи считается брошенной. Движение строго по этапам:
| Статус в amoCRM | Действия, Ответственный и Дедлайн (Task) |
|---|---|
| Неразобранное | Новая заявка с сайта. Требует немедленной реакции. |
| Взято в работу | Проведение квалификационного звонка. Отправка коммерческого предложения или программы бизнес-тура. |
| Первичный контакт Совершён | Клиент подтвердил интерес. Сбор реквизитов компании. Марат отправляет данные Дмитрию для формирования счета и договора. |
| Счёт выставлен | Счет отправлен клиенту на почту или в ЭДО. Ожидание поступления средств. Фолл-ап при задержке. |
| оплата получена | Дмитрий подтверждает приход денег. Точка передачи ответственности. Марат запрашивает паспортные данные для завода. Алена начинает клиентский онбординг. |
| повторный счёт выставлен | Допродажа (upsell) действующему клиенту. Например, продажа корпоративного Спринта после бизнес-миссии. |
| повторная оплата получена | Успешный upsell. Повторный запуск процесса онбординга Аленой на новый продукт. |
| Успешно реализовано | Бизнес-миссия завершена. Алена собирает обратную связь (NPS). Дмитрий отправляет закрывающие акты по ЭДО. Марат фиксирует данные в фин. отчете. |
| Закрыто и не реализовано | Отказ клиента. Обязательное указание причины отказа в карточке сделки. |
3. Шаблоны внутренних передач
Запрос на выставление счета (Марат → Дмитрий)
Дмитрий, привет!
Новая сделка: Бизнес-миссия в Технониколь (Рязань).
Количество участников: 2 человека.
Сумма: 130 000 руб. (со скидкой).
Реквизиты во вложении (ИНН 1234567890).
Прошу выставить счет-договор и прислать мне PDF для отправки клиенту в WhatsApp.
Передача клиента в сервис (Марат → Алена)
Алена, привет! Оплата получена.
Компания: ООО "СтройЛогистик"
Участник 1: Иванов Иван Иванович, Гендиректор, +7 999 123-45-67 (t.me/ivanov)
Участник 2: Петров Петр Петрович, Директор по логистике, +7 999 765-43-21
Паспортные данные собраны и лежат в карточке amoCRM. Заводу передам сам.
Можешь добавлять их в рабочий чат и бронировать отель.
4. Стандартные ситуации и шаблоны для клиентов
Используйте эти заготовки для быстрой отправки в мессенджеры (Telegram, WhatsApp) или на электронную почту. Тексты выверены и закрывают 90% типовых организационных вопросов при продаже бизнес-туров.
4.1. Реквизиты и выставление счета
Наши реквизиты (для быстрой отправки клиенту)
ИП КОРМИШИНА РОЗАЛИЯ ГАБДУЛЛАЗЯНОВНА
Юридический адрес: 420078, РОССИЯ, РЕСП ТАТАРСТАН, Г КАЗАНЬ, УЛ БИРЮЗОВАЯ, Д 8, КВ 138
ИНН: 165605814750
ОГРН: 324169000092373
Расчетный счет: 40802810700006196965
Банк: АО «ТБанк»
Юридический адрес банка: Москва, 127287, ул. Хуторская 2-я, д. 38А, стр. 26
Корр.счет банка: 30101810145250000974
ИНН банка: 7710140679
БИК банка: 044525974
Шаблон: Запрос реквизитов у клиента
Иван, для подготовки договора и счета на участие в бизнес-миссии прошу прислать карточку вашего предприятия (реквизиты).
Мы работаем через ЭДО (Диадок). Если используете другого оператора, мы оперативно настроим роуминг.
4.2. ЭДО Диадок и отправка на Email
Наш корпоративный стандарт документооборота — Контур.Диадок. Мы настаиваем на обмене документами через эту систему для максимального ускорения сделки.
- Если у клиента другой ЭДО (СБИС, Сфера, Такском): Мы отправляем приглашение на настройку роуминга. Настройка занимает от 1 до 3 дней. Для ускорения процесса счет параллельно дублируется в PDF форматах.
- Если клиент просит отправить документы на Email: Мы формируем счет и договор в PDF с факсимиле (печатью и подписью Дмитрия) и отправляем на указанную почту. Важно предупредить клиента, что оригиналы закрывающих актов мы отправим курьерской службой или Почтой России после завершения мероприятия.
Шаблон: Отправка документов на Email (по запросу)
Иван, направляю счет и договор во вложении.
Оплата счета автоматически означает согласие с условиями договора.
Оригиналы закрывающих актов мы подготовим и отправим вам курьерской службой сразу после завершения нашей поездки.
4.3. Организационный шаблон: «Как все пройдет» (Сразу после оплаты)
Этот текст отправляется лицу, принимающему решение, или его помощнику сразу после того, как наша бухгалтерия подтвердила поступление средств на расчетный счет.
Шаблон: Инструкция после оплаты
Оплату получили, благодарю! Места забронированы.
Дальнейшие шаги максимально простые:
1. Для оформления пропусков на территорию завода прошу прислать ФИО, должности и полные даты рождения всех участников.
2. Пришлите номера телефонов участников — мы добавим их в закрытый организационный чат в Telegram.
3. За 5 дней до старта бизнес-тура мы пришлем подробную памятку: тайминг, адреса сбора и правила по форме одежды для производства.
Если возникнут любые вопросы по логистике или гостиницам, я всегда на связи.
5. AI-Помощники отдела продаж
Используйте эти инструменты на базе нейросетей, чтобы автоматизировать рутину в CRM, быстрее отвечать клиентам и правильно распределять нештатные задачи.